E-Rechnungen
Rechnungen können entweder gedruckt oder als E-Mail-Anhang aus dem System verschickt werden. Damit Ihre Sektion Rechnungen per E-Mail versenden kann, muss zunächst Ihre E-Mail-Adresse im System konfiguriert werden. Bitte kontaktieren Sie uns dazu unter support@eoss.ch. Falls Sie den Text einer E-Mail ändern oder einen neuen hinzufügen möchten, übernehmen wir das gern für Sie.
Anleitung: Rechnung per E-Mail verschicken
So gehen Sie vor, um eine Rechnung per E-Mail zu versenden:
- Öffnen Sie im HEV-Mitgliederfenster das entsprechende Mitglied.
- Öffnen Sie die Details zum Nutzer (dort wo der Name, Tel.-Nr. etc. eingetragen werden).
- Aktivieren Sie die Checkbox "Rechnung per Email" und setzen Sie diese auf "Ja".
- Stellen Sie sicher, dass beim Mitglied eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Wichtig
Wenn Sie die Checkbox 'Rechnung per Email' aktivieren, wird die Rechnung nicht mehr gedruckt und ist nicht Teil des PDFs, das im Rahmen der Massenfakturierung erstellt wird. Die Mahnung wird jedoch weiterhin gedruckt, um sicherzustellen, dass das Mitglied sie erhält, falls die E-Mail nicht gelesen wurde.
Rechnungen im Massenversand per E-Mail verschicken
So versenden Sie Rechnungen im Massenversand:
- Navigieren Sie im Menü (oben links, Symbol "Häuschen") zu "Ausgehende Belege".
- Aktivieren Sie im Filter die Checkbox "Rechnung per Email".
- Klicken Sie unten links auf "Alle Zeilen dieser Seite auswählen" und wählen Sie durch Doppelklick alle Mitglieder aus.
- Öffnen Sie das Aktionsmenü (oben links, Symbol mit drei Punkten) und wählen Sie "PDF als Email an Geschäftspartner senden".
- Lassen Sie die Checkbox "Nur bisher nicht gemailte" aktiviert, um doppelte E-Mails zu vermeiden.
- Klicken Sie auf "Start", um den Versand der Rechnungen zu starten.
Wichtig
Wenn die E-Mail-Adresse ungültig ist oder die Checkbox "Rechnung per Email" nicht aktiviert wurde, wird die Option "PDF als Email an Geschäftspartner senden" im Aktionsmenü nicht angezeigt.